Kun retki tai leiri onnistuu normaalisti, tulee turvallisuusasiakirjaa ja osallistujaluetteloa säilyttää kaksi (2) vuotta.
Kun retkellä tai leirillä tapahtuu onnettomuus, on turvallisuusasiakirja, onnettomuuskirjanpito, onnettomuusraportit ja osallistujaluettelot säilytettävä kymmenen (10) vuotta tai niin kauan kun asian käsittely sitä vaatii. Mikäli onnettumuusraportteihin sisältyy salassa pidettäviä tietoja, tulee tämä mainita myös, jos asiakirja lähetetään tiedoksi leirikeskukseen tai vastaavaan paikkaan. Salassa pidettävät asiakirjat säilytetään erillään julkisista asiakirjoista.
Seurakunnan oma turvallisuusohje säilytetään pysyvästi. Lisää seurakuntien arkisto-ohjeistusta löytyy Talous ja hallinto -pääosion Asiakirjahallinto-osiosta.
